影印紙或二手紙回收再利用，將造成潛在的資訊安全與個資外洩問題，進而衍生資安或個資事故，實務上亦屢見不鮮、層出不窮。環保固然重要，但個人資料保護與法遵意識，必須優先考量。

歷年金融監督管理委員會曾針對數家金融機構提出糾正與裁罰，主要違規之行為態樣有：

◆某銀行在辦理客戶申請信用卡分期還款時，由傳真機接收行銷公司所傳之申請書，然而卻使用影印回收紙接收傳真，該紙張背後竟印著其他客戶的票據資料，因而導致個資外洩。

◆某銀行授信審核資料以回收紙影印，後續客戶又申請撤件，承辦人員未察覺文件背後印有其他客戶的資料，導致客戶資料外洩。

◆某銀行使用回收紙影印客戶的取款憑條，而回收紙背面則印有其他客戶的存款憑條資料，導致客戶資料外洩。

公司依據檔案管理安全政策將資訊機密等級區分如下：

▲極機密資訊

該資訊為公司最重要之資訊，如外洩將對公司的利益有非常重大損害，知悉該資訊僅限於特定人或封閉範圍內。該資訊包括但不限於本公司尚未正式對外發表之關鍵性策略，如購併、聯盟策略等。

▲機密資訊

該資訊屬公司營業秘密，或依法規命令要求有保密義務者，非一般涉及該類資訊之人所知者；其資訊來源不限公司內部所產出，或是從外部所取得之機密資訊。機密資訊包括但不限於：

  (一) 自行查核相關文件。

  (二) 涉及個人資料保護法所規定之作業。

  (三) 其他對本公司安全風險控管上之重大措施。

▲內部資訊

基於業務資訊，適用於公司內部使用，可於公司員工間使用之資訊，包括但不限於本公司內部共通之資訊，例如規章辦法、作業程序或內部會議紀錄、簽呈、照會單、共用表單等。

▲公開資訊

適用於不限公司內，公眾皆可得知之資訊，包括但不限於如商品廣告、新聞稿等。

運用公司資訊，應留意職場資訊淨空辦法及資訊安全行準則等相關內容，例如：

◆極機密或機密資訊必須以安全方式存放於工作場所中，例如檔案加密後存放、上鎖的檔案櫃等。

◆當不在電腦設備旁時，必須將電腦鎖定(password protected)後再行離開。

◆列印、影印或傳真文件後，必須立即自印表機、影印機或傳真機取回。

◆如機密或極機密資訊(如客戶個人資料、信用卡卡號等)儲放在網路檔案夾或可攜式媒體(如USB、CD/DVD等)上，都必須採取適當加密保護機制(如使用Zip軟體等)。

◆極機密或機密資訊必須透過安全方式進行銷毀，例如：實體文件可利用碎紙機或委請合格廠商進行銷毀；可攜式媒體、磁帶或硬碟可採用實體銷毀、磁性銷毀或使用軟體進行資料清除等安全方式。

◆當極機密或機密資訊的文件不使用時，不論存放於何種媒體，都必須放置於上鎖的辦公室、櫃子或辦公桌中，不能遺留在公共區域或空間中。

◆當工作場所都無人使用時，需實施下列規則：

  (一)紙張和文件必須放在檔案夾內或裝訂起來。

  (二)空檔案夾可以允許留在桌上。

  (三)零散的紙張或文件不應該被留在桌上。

  (四)個人物品要越少越好。

◆切勿試圖進行超越您的授權層級之行為。

◆未經適當授權，不要把公司資訊上傳到外部網站上。

◆當員工出差與在家工作時也應遵守相關規定。

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參考資料：

檔案管理安全政策、資訊安全行為準則、職場資訊淨空辦法

https://www.ithome.com.tw/voice/69691

https://www.ithome.com.tw/tech/91144